契約書や決裁の署名電子化に対する需要が高まる中で、電子サインが注目されています。また、モバイル端末で電子サインを活用することは、外回りの営業担当者の仕事を効率化するなど、働き方改革の観点からも期待されています。ただし、そこでの大前提となるのが厳重なセキュリティの確保であり、ヴイエムウェアは電子サインとVMware Horizonによる仮想デスクトップや公開アプリケーションを組み合わせたソリューションを提案しています。
電子サインに高まる期待と課題
電子サインの活用で注目される３つのメリット
電子サインとは、これまで紙の書類上で行っていた手書きの署名をコンピュータのインターフェース上で行うものです。タブレットや専用端末の画面に示された枠内に、専用ペンで行うのが一般的です。
電子サインで特に注目されているのは、次の３つのメリットです。
- 働き方改革
紙の契約書や申込書などを用いた仕事のスタイルでは、営業担当者が顧客のもとに書類を持参し、押印や署名を受け取ったあと、その足で書類を会社に持ち帰り、定められたルールに則って保管しなければなりません。電子サインを活用すれば、ネットワークを通じてすぐにデータを送ることができるため、営業担当者はいちいち会社に戻る必要はなく、時間を有効に使うことができます。 - ビジネスのスピードアップ
紙の書類で行っていた契約書や申込書などのやりとりを電子文書＆電子サインに切り替えることで、その後の承認や決裁のワークフローもすべてシステム化できます。 - コスト削減
紙の契約書ではそこに記載された金額に応じた印紙を貼付することが義務付けられています。これに対して電子サインを用いた電子文書では印紙は不要となり、大きな節税効果を得られます。
電子サインの法的有効性
電子サインを用いて契約を行う際に気になるのは、「法的にも認められるのか」という点ではないでしょうか。結論を先に述べると、問題なく認められます。民事訴訟法228条4項にも「私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する」とあり、電子サインであってもその契約は有効となります。
ただし、その大前提として「本人性」と「非改ざん性」を担保する仕組みをもった電子サインのソリューションを用いることが必要です。
電子サインで考慮すべきリスク
上記のように電子サインには多くのメリットがありますが、一方で大きな注意点もあります。端末上で顧客から受け取る電子サインはそれ自体が非常にセンシティブな個人情報であるため、セキュリティへの配慮が欠かせません。顧客の電子サインのデータが残ったままの端末を万が一にも紛失した場合、情報漏えいの重大なインシデントとなります。
仮想デスクトップ上で電子サインを運用
電子サインのデータを端末上に残さない
社外に持ち出したタブレットなどのモバイル端末で、電子サインを安全に受け取れるようにするために理想的なのは、端末上に一切のデータを残さないことです。これなら仮に端末を紛失したり、盗難に遭ったりした場合でも、顧客の電子サインデータが外部に漏えいする心配はありません。
しかし、端末上にデータを残さないかは電子サインのソリューションに依存するため、確認やカスタマイズに多大な手間がかかってしまいます。もっと汎用的な方法で、電子サインのセキュリティを高めることはできないものか――。そうしたニーズが高まる中で注目されているのが、仮想デスクトップ上で電子サインを運用する方法です。
VMware Horizonを活用
ヴイエムウェアではVMware Horizon®という仮想デスクトップのソリューションを提供しています。VMware vSphere®上で仮想化されたPC（VM）を複数台まとめて1つの物理サーバ上で稼働させるもので、ユーザーはネットワーク経由で転送されてくる画面イメージを手元の端末で見ながら操作します。
要するに電子サインソリューションの“本体”はデータセンターのサーバ上で動いているため、端末上にデータは残りません。
主要ソリューションについて動作と効果を検証
実際にVMware Horizon上で電子サインを問題なく運用することができるのか、いくつかの主要ソリューションについて検証を行いました。その結果、いずれの製品についても問題なく動作するとともに、端末上にデータも残さないことが実証されました。
■ご協力いただいた電子サインソリューションベンダーと製品
- 株式会社ワコム：STU-430、STU-530 (液晶サインタブレット)
- 株式会社スカイコム：SkyPDF Touch Ink for Win、SkyPDF Web API (PDFファイルと手書きサインの連携)
- 株式会社コネクトワン：DoCANブラウザ、DoCANゲートウェイ
- ニッセイ情報テクノロジー株式会社：インプラス (保険窓販管理システム)
なお、詳しい検証の内容は次のブログでご紹介しています。
電子サイン ＋ VMware Horizonで実現する業務改革/働き方改革
金融業界における電子サインのユースケース
電子サインに対するニーズが最も高まっているのが、銀行や保険などの金融業界です。
投資信託や各種保険などの金融商品を販売する、いわゆる預かり資産業務を担当している外回りの営業担当者は、口座開設から購入手続きに至るまで何枚もの書類をお客様先に持参し、必要事項の記入や押印をいただいています。ただ、これはお客様に大変な煩わしい手間をかけているのが実情です。一方で営業担当者もこれらの書類を会社に持ち帰ったあとの社内手続きやファイリング、保管場所の確保に多大な時間と労力を費やしています。
電子サインを導入することで、これらの書類のパーパーレス化が一気に進みます。お客様は氏名や住所、口座番号など同じ内容を何度も記入する必要はなくなり、タブレット上に電子サインを行うだけで押印も不要となります。また、これらの書類の社内手続きも自動的にワークフローに流すことが可能となります。
さらにVMware Horizonを利用すれば、この一連の処理をすべて仮想デスクトップ上で実行することができるため、タブレットやPCなどの端末に一切データは残らず、移動中も厳重なセキュリティが確保されます。
VMware Workspace ONEがさらなる働き方改革を推進
ヴイエムウェアでは、エンタープライズモビリティ管理製品（EMM）の VMware Workspace ONE Unified Endpoint Management (UEM)と、統合ワークスペースポータルのVMware® Identity Managerの2つのソリューションをセットにしたプラットフォームとしてVMware Workspace ONE™を提供しています。
このVMware Workspace ONEと先に紹介したVMware Horizonによる仮想デスクトップを連携させることで、電子サインを運用するモバイル端末およびユーザーごとにポリシーを設定したセキュリティを運用することができます。また、ユーザーが社外でモバイル端末を紛失した際にも、リモートから端末をロックしたり、データをワイプしたりといった複数の対策を組み合わせて実行することが可能となります。こうして強固なセキュリティを担保しつつ、複数のアプリケーションやITサービスをまたいだシングルサインオン（SSO）のシンプルな利用環境を実現します。
モバイル端末とユーザーの包括的な管理で働き方改革を後押しする、ヴイエムウェアのソリューションをぜひご検討ください。
